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有机蔬菜田间生产档案的建立，是蔬菜质量追溯系统的一个重要组成部分，要求对基地所有的种植小区（包括地块、大棚、温室）进行编号，建立生产档案，要求生产者及时、真实、准确地填写每次田间工作记录，并配有专门的技术人员在基地進行生产指导，对生产者的田间档案进行监督。采集到的信息由技术人员输入计算机，应用条码自动识别技术以条码进行标识。
以上是制定田间生产档案管理制度和进行田间生产档案记录的主要政策依据和要求，合作社（企业）可根据自身情况具体制定，蔬菜田间生产档案管理制度宜制成喷绘或框架悬挂在办公室。蔬菜田间生产记录表宜装订成册子，便于保存和查阅。
以下为璧山区有机蔬菜合作社田间生产档案管理制度和蔬菜田间生产记录表样本，供参考。
1.田间生产档案管理制度（供参考）
为了保证蔬菜产品的可追溯性，特制定田间档案管理制度，各生产基地及成员必须严格按照本制度要求建立和管理详细的田间档案。
①田间档案应记录蔬菜基地基本情况。田间档案须记录蔬菜基地（或成员）的名称、法人代表（或负责人）、种植面积、田地编号、蔬菜种植情况，包括播种、种子数量、前茬茬口、定植期。
②田间档案应记录田间用药情况。记录田间生长期间分次发生的病、虫、草名称，进行农药防治的农药名称、剂型、用药数量、用药方法和时间，以及农药的进货渠道。在对田间土壤、育苗营养土、营养钵、种子等进行消毒处理时，也应记载相应的用药情况，并记录此次作业活动的实施人和责任人。
③田间档案应记录田间用肥情况。记录田间生长期间分次所用肥料（包括基肥、追肥、叶面肥等）的名称、用肥数量、用肥方法和用肥时间，以及肥料进货渠道等，并记录此次作业活动的实施人和责任人。
④田间档案应记录产品销售情况。记录产品分期分批采收时间、采收数量、销售数量、销售渠道（批发、零售、配送等）的情况。
⑤田间档案必须记录完整、真实、正确、清晰，对记录员每年培训2次。
⑥对记录有困难的社员，本社协助指导其记录，对重点成员或基地进行全程跟踪指导服务。
⑦田间档案记录由本社派专人负责检查、监督、管理，不定期上门指导、抽查，发现不负责任或弄虚作假者，直接终止其成员资格。
⑧田间档案应有专人负责记录管理，当年的田间档案到年底整理成册，保存到档案袋，保存期限为5年以上。
2.有机蔬菜田间生产档案记录表（见表1、2，供参考）
剂型：农药填写乳油、微乳剂、水剂、悬浮剂、水分散粒剂、颗粒剂、可湿性粉剂等；肥料填写种类，如氮肥、磷肥、钾肥等大量元素肥料、钙肥、镁肥、硫肥等中量元素肥料，锌肥、硼肥、钼肥、锰肥、铁肥、铜肥、硅肥等微量元素肥料，根瘤菌肥、固氮菌肥等微生物肥料，海藻肥等新型肥料。
施用方法：农药填写喷雾、喷粉、熏蒸、烟雾、毒饵、种苗处理、土壤处理等；肥料填写基肥、种肥、追肥、根外追肥等。
效果：填写农药对防治病虫草害效果好坏，肥料对作物生长效果好坏。
表2：主要记载生产操作过程。
①耕地管理信息：每一批次的土壤消毒、设施操作和整地信息。
②种植信息：第一批次的播种、育苗、定植和营养繁殖信息。
③田间管理信息：每一批次的疏苗、整枝、授粉、摘心去顶、疏花疏果、套袋、中耕、培土、除草和灌溉信息。
④施肥信息：每一批次的施肥记录，包括使用肥料名称、剂量、使用时间等信息。
⑤病虫害防治信息：每一批次的病虫害防治记录，包括防治对象，防治方法，使用农药名称、剂量、使用时间等信息。
⑥采收信息：包括采收日期、采收量等信息。要特别注意要在最后一次施药的安全间隔期后采收。
为加强有机蔬菜生产基地的管理，除《蔬菜田间生产档案记录表》外，尚应有其他相应的记录表格。完善的表格管理体系，有利于生产管理，为质量追溯打下良好的基础。有机蔬菜生产基地可根据具体需要，有选择地设计出一系列表格，用于生产管理，如：有机蔬菜生产基地清洁消毒记录表、物资采购通知单、合格供应商汇总表、采购物资检验/验证结果通知单、采购物资金出入库台帐、内部学习培训记录、外出学习情况登记表、从业人员健康检查档案、机器设备维修清洗保养卡、投入品记录表、领料单、产品出入库台帐、产品销售台帐、抽检产品留样记录、委托出厂检验登记表、成品检验报告单、食品安全风险分析记录表、农产品生产档案记录。